مجلس الوزراء يوافق على إحداث وحدة للتوثيق للأجهزة الحكومية

جريدة عكاظ - الأحد 16 رمضان 1443هـ - 17 أبريل 2022

وافق مجلس الوزراء على إحداث وحدة للتوثيق الإداري للأجهزة الحكومية باسم «إدارة التوثيق الإداري»، وذلك استجابة لمقترح إنشاء وحدة إدارية في المركز تختص بالتوثيق الإداري باسم «وحدة التوثيق الإداري للأجهزة الحكومية».
وجاءت تفاصيل القرار وفق تنظيم -اطلعت «عكاظ» عليه- بالموافقة على إحداث وحدة للتوثيق الإداري للأجهزة الحكومية، باسم «إدارة التوثيق الإداري» في المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.
وتهدف إلى توثيق وحفظ وثائق التنظيم الإداري للأجهزة الحكومية من تاريخ إنشائها، وترصد تطورها الإداري، وتقدم البيانات والمعلومات عنها للمستفيدين منها.
وشمل القرار إضافة إدارة التوثيق الإداري، وتتولى الإدارة المشاركة في وضع الخطط الخاصة بتوثيق وحفظ وثائق التنظيم الإداري للأجهزة الحكومية، والتنسيق مع تلك الأجهزة لتنفيذها بعد اعتمادها.
وتتولى إعداد لائحة بفئات وأنواع وثائق التنظيم الإداري المستهدفة للأجهزة الحكومية، وتجميع وثائق التنظيم الإداري الخاصة بكل جهاز حكومي، وحفظها في قاعدة بيانات خاصة لكل جهاز، وتبويب وثائق التنظيم الإداري للأجهزة الحكومية، وتصنيفها.
وتعمل إدارة التوثيق الإداري على تطوير المنصة الرقمية في الموقع الإلكتروني للمركز الوطني للوثائق والمحفوظات، لتُنشر من خلالها وثائق التنظيم الإداري، وفقاً للوائح وتعليمات المركز الوطني للوثائق والمحفوظات المنظمة للنشر وصلاحيات الإتاحة والاطلاع.
وتعمل الإدارة على التنسيق مع الأجهزة الحكومية، والعمل على استكمال جمع وثائق التنظيم الإداري الخاصة بكل جهاز حكومي، ووضع الترتيبات التي تتبعها الأجهزة الحكومية المصدرة لوثائق التنظيم الإداري عند تزويد المركز بها، وإدراجها في قواعد البيانات، والتحديث في ضوئها.
وتتولى إدارة التوثيق الإداري وضع الترتيبات اللازمة لتحديد صلاحيات اطلاع ووصول الأجهزة الحكومية للوثائق المدرجة في المنصة الرقمية لوثائق التنظيم الإداري، ووضع الترتيبات الخاصة بتغذية مراكز الوثائق في الأجهزة الحكومية لقواعد البيانات.
وتقوم بالتنسيق مع مراكز الوثائق في الأجهزة الحكومية، والأقسام التابعة للإدارة العامة للحفظ والخدمات الوثائقية، بما يكفل التعاون والتكامل في ما بينها، وإعداد تقارير الأداء عن موظفي الإدارة، والمشاركة في تحديد احتياجات الإدارة من القوى العاملة والتجهيزات، مع إعداد التقارير الدورية والإحصائيات الخاصة بإنجازات الإدارة، ورفعها إلى مدير عام الحفظ والخدمات الوثائقية، وتقوم بأي مهمة أخرى تكلف بها في مجال اختصاصها.

النظام وفقاً لآخر تعديل - أمر ملكي رقم أ/ 13بتاريخ 3/3/1414 هـ  بشأن نظام مجلس الوزراء
النظام وفقًا لآخر تعديل - مرسوم ملكي رقم (م/55) بتاريخ 23/ 10/ 1409هـ بالموافقة على نظام المركز الوطني للوثائق والمحفوظات
مرسوم ملكي رقم م/ 164 وتاريخ 19/ 11/ 1441هـ بالموافقة على نظام التوثيق
قرار مجلس الوزراء رقم 201 بتاريخ 4/ 7/ 1432هـ بشأن الاستمرار في دعم مشاريع تطوير أداء الأجهزة الحكومية الحالية التي منها مشروع التنظيم الإداري للأجهزة الحكومية
قرار وزارة العدل رقم 8057 بتاريخ 5/ 10/ 1441هـ بشأن الإجراءات والضوابط المطلوب مراعاتها عند إعداد المشروعات التنظيمية بوزارة العدل